Buitengewone ledenvergadering

Beste leden,

Afgelopen periode zijn we als bestuur bezig geweest om de statuten van onze vereniging aan te passen aan de eisen die de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) stelt.

Het gaat dan met name om regels die gelden in geval bestuursleden hun taak (tijdelijk) niet kunnen uitoefenen en om hoe te handelen in geval van tegenstrijdig belang (persoonlijk belang bestuursleden en verenigingsbelang zijn tegenstrijdig).

De nieuwe regels moeten uiterlijk 1 juli 2026 in de statuten zijn opgenomen en notarieel zijn vastgelegd.

We hebben een notaris in de arm genomen en deze heeft een concept voor de nieuwe statuten opgesteld waarin alle eisen van de WBTR zijn verwerkt.

Om de (nieuwe) statuten van kracht te laten worden, moeten de leden instemmen met de wijzigingen.

Volgens de huidige statuten dient er een algemene vergadering te worden bijeengeroepen waarbij minimaal 2/3 van onze leden aanwezig, of vertegenwoordigd (via een machtiging) moet zijn.

Het gaat hierbij om leden van 16 jaar en ouder, jeugd tot en met 15 jaar zijn aspirantleden en hebben, net als hun ouders, geen toegang en stemrecht tot de vergadering.

Op de vergadering dienen eveneens 2/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor te stemmen om de wijzigingen te kunnen doorvoeren.

Het stemmen moet schriftelijk gebeuren en er wordt een stemlijst gemaakt waaruit blijkt wie voor of tegen heeft gestemd.

Bovenstaande regels zijn keihard en als de aantallen niet gehaald worden, kunnen de statuten niet aangepast worden. Dit kan voor ons als club gevolgen hebben die we in de vergadering kunnen toelichten.

Wij zijn nu bezig om de (extra) algemene ledenvergadering voor te bereiden (machtigingsformulieren en stemformulieren maken).

Als datum voor deze algemene vergadering hebben we vastgesteld:

maandag 19 mei a.s. (inloop 19.00 uur, start 19:30).

Zoals uit bovenstaande blijkt is het van groot belang dat er zoveel mogelijk leden aanwezig zijn. Daarom zeggen wij als bestuur dat je verplicht aanwezig moet zijn.

Mocht je echt niet kunnen dan zul je iemand moeten machtigen om voor jou een stem uit te brengen.

Aanwezige leden mogen maximaal voor één (niet aanwezig) lid met een machtiging stemmen.

De concept statuten met een toelichting op de wijzigingen, een machtigingsformulier en de agenda voor de vergadering worden uiterlijk 2 weken vóór 19 mei 2025 aan jullie toegezonden.

Ik hoop jullie hiermee alvast voldoende info te hebben gegeven, mocht je op voorhand vragen hebben dan hoor/lees ik dat graag.

Namens het bestuur,

Frans Blockhuis

Secretaris vv Lutheria